Uma tarefa é uma coleção de ferramentas referenciadas agrupadas para facilitar uma tarefa específica. Uma sequência de tarefas pode ser agrupada em um fluxo de trabalho. Definindo e agrupando tarefas em fluxos de trabalho, você pode criar uma interface de usuário baseada em tarefas. As ferramentas referenciadas agrupadas em uma tarefa podem ser ferramentas padrão, ferramentas personalizadas, ou uma combinação de ambos os tipos. As ferramentas referenciadas de uma tarefa podem ser agrupadas em caixas de ferramentas padrão, caixas de ferramentas personalizadas, ou uma combinação de ambos os tipos. Consequentemente a interface conterá todas as ferramentas e caixas de ferramentas que você precisa para terminar seu trabalho, agrupadas da maneira que você deseja.

Quando você está criando ferramentas e caixas de ferramentas personalizadas, você não faz isto diretamente nas tarefas. Em vez disso, você as cria separadamente e as referencia em uma ou mais tarefas. (Você também não deve criar a mesma ferramenta em várias caixas de ferramentas. Em vez disso, você deve criar uma cópia de uma ferramenta e colocá-la em uma caixa de ferramentas.) Isto é porque as tarefas podem usar conjuntos de sobreposição de ferramentas e de caixas de ferramentas. Por exemplo, você pode criar uma ferramenta de desenho personalizada e incluí-la em duas tarefas.

• Quando você precisa executar a tarefa número 1, você seleciona a tarefa e a ferramenta aparece automaticamente, junto com as outras ferramentas que são necessárias para a tarefa 1.
• Quando você precisa executar a tarefa número 2, você seleciona a tarefa e a ferramenta aparece automaticamente, junto com um conjunto diferente de ferramentas que são necessárias para a tarefa 2.

Se você precisa alterar a ferramenta você faz isto uma vez, e ambas as tarefas são atualizadas automaticamente para refletir as modificações.

Uma analogia é que as caixas de ferramentas são como as gavetas em um armário de ferramentas. Você tem uma gaveta para chaves de fenda, uma gaveta para alicates, uma gaveta para chaves, e uma gaveta para martelos. Sua primeira tarefa é trabalhar no "cortador de grama". Sua segunda tarefa é "pendurar um quadro". Em cada tarefa você já tem definidas quais ferramentas são necessárias de cada gaveta. Você pode precisar do martelo para ambas as tarefas. Sempre que você estiver pronto para executar uma das tarefas, sua tarefa é automaticamente preenchida com as ferramentas apropriadas de cada gaveta. Você não precisa abrir cada gaveta para encontrar as ferramentas que você precisa, nem precisa estender toda a caixa de ferramentas para executar sua tarefa.

As tarefas e os fluxos de trabalho são criados e gerenciados na aba Tarefas na caixa de diálogo Personalizar.