Una tarea es un conjunto de herramientas referenciadas que se agrupan para facilitar un trabajo específico. Una secuencia de tareas puede agruparse en un ciclo de trabajo. Definir y agrupando tareas en ciclos de trabajo, puede crear una interfaz de usuario basada en tareas. Las herramientas referenciadas agrupadas en una tarea determinada pueden ser herramientas estándar, herramientas de personalización, o bien una combinación de ambas. Las herramientas referenciadas de una tarea pueden agruparse en cajas de herramientas estándar, cajas de herramientas personalizadas, o bien una combinación de ambas. Por lo tanto, la interfaz contendrá todas las herramientas y las cajas de herramientas agrupadas según sus necesidades para completar cualquier trabajo.

Cuando crea herramientas y cajas de herramientas personalizadas no lo hace directamente en las tareas. En su lugar, puede crearlas por separado y hacer referencia a ellas en una o más tareas. (No debería crear la misma herramienta en varias cajas de herramientas. En lugar de eso, debería crear una copia de una herramienta y colocarla en una caja de herramientas). Esto se debe a que las herramientas pueden utilizar conjuntos superpuestos de herramientas y cajas de herramientas. Por ejemplo, puede crear una herramienta de dibujo personalizada e incluir dos tareas en ella.

• Cuando necesita realizar la tarea número 1, selecciona la tarea y la herramienta aparece automáticamente junto con las otras herramientas necesarias para la tarea 1.
• Cuando necesita realizar la tarea número 2, seleccione la tarea y la herramienta aparece automáticamente junto con un conjunto diferente de herramientas necesarias para la tarea 2.

Si necesita modificar la herramienta, hágalo una vez, ya que ambas tareas se actualizan automáticamente para reflejar las modificaciones.

Como analogía podríamos decir que las cajas de herramientas son como los cajones de una caja de herramientas. Tiene un cajón para destornilladores, uno para alicates, uno para llaves inglesas y otro para martillos. Su primera tarea es "trabajar en la cortadora de césped". Su segunda tarea es "colgar un cuadro". En cada tarea, ya definió qué herramientas necesita de cada cajón. Es posible que necesite un martillo para ambas. Cuando esté listo para realizar una de las tareas, su tarea aparece automáticamente con las herramientas adecuadas de cada cajón. No tiene que abrir cada cajón para buscar las herramientas que necesita ni tiene que extender toda la caja de herramientas para realizar la tarea.

Las tareas y los ciclos de trabajo se crean y administran en la ficha Tareas del diálogo Personalizar.